Inwentaryzacja magazynu. O czym warto pamiętać?

0
92

Pełna inwentaryzacja magazynu jest przeprowadzana co najmniej raz w roku. Dzięki niej można poznać stan zapasów oraz sprawdzić, czy w firmie nie dochodzi do nadużyć. Zdarza się również, że występująca w ewidencji ilość towarów jest przeszacowana. Dzieje się tak z różnych powodów. Firmy borykają się z inwentaryzacją i traktują tę operację po macoszemu. Czy istnieją sposoby, aby to czasochłonne zajęcie stało się dużo prostsze? 

Dlaczego inwentaryzacja jest konieczna?

Inwentaryzacja jest obowiązkiem wymaganym przez przepisy prawa. Reguluje ją trzeci rozdział ustawy o rachunkowości i obowiązuje wszystkie podmioty, które są wymienione w tej ustawie. Przeprowadzają ją magazyny logistyczne, firmy prowadzące działalność produkcyjną oraz handlową. W trakcie spisu sprawdza się wszystkie elementy aktywów i pasywów firmy. Pozwala to na sporządzenie bilansu, będącego prezentacją majątku firmy w danym momencie. Poza samym obowiązkiem inwentaryzacja może przynieść przedsiębiorstwu kilka korzyści:

  • pozwala na określenie rzeczywistego poziomu zapasów,
  • zamyka bilans i pomaga określić wynik finansowy przedsiębiorstwa,
  • umożliwia określenie skali niedoborów lub nadwyżek magazynowych, co pozwala w lepszy sposób zaplanować i zoptymalizować politykę zarządzania zapasami.

Jeśli spis zostanie zorganizowany w odpowiedni sposób, to może przynieść dużo korzyści dla kierownictwa firmy.

Co powinno znaleźć się w planie dotyczącym inwentaryzacji?

Jeśli magazyn logistyczny jest miejscem spisu, to ważne jest określenie najważniejszych aspektów tej operacji:

  • organizację – określenie osób zarządzających inwentaryzacją, wyznaczenie pracowników do spisywania produktów, wyrobów gotowych bądź półproduktów. Często przepisy wymuszają, aby spisem zajmowali się pracownicy nie pracujący na co dzień w magazynie a posiadający odpowiedzialność materiałową. Rozwiązaniem tego problemu może być zaangażowanie firmy zewnętrznej tylko na potrzeby spisu.
  • przeprowadzenie – wymaga stworzenia harmonogramu i określenia terminu, w którym inwentaryzacja będzie wykonana. Przepisy określają, że powinna się odbywać 3 miesiące przed zakończeniem roku obrotowego i nie trwać dłużej niż do 15 dnia od dnia bilansowego. Należy określić, czy metodą sprawdzania będzie spis z natury czy tylko porównanie danych z księgami rachunkowymi.
  • dokumentacja i zaksięgowanie wyników inwentaryzacji – po przeprowadzonym spisie należy przekazać wszystkie arkusze spisowe do działu księgowości, który wprowadzi dane do systemu. Na końcu przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej interpretuje wyniki spisu i dokumentuje wnioski.

Harmonogram i organizacja inwentaryzacji

Czas przeprowadzenia spisu jest kluczowy dla przeprowadzenia operacji. Najlepiej, aby w trakcie jego trwania magazyny logistyczne były jak najmniej obłożone pracą. Działania ankieterów i komisji inwetaryzacyjnej nie powinny powodować zakłóceń w codziennej pracy i prowadzić do chaosu. W niektórych przypadkach inwentaryzację można przeprowadzić podczas nocnej zmiany lub podczas dni wolnych od pracy. Wykorzystanie czasu wolnego dla pracowników firma może zrekompensować w postaci dodatkowego wynagrodzenia. Ważne, aby spis nie był powodem do przestojów w działalności firmy.

Jak można lepiej przygotować cały proces?

Cały proces inwentaryzacji można usprawnić dzięki stosowaniu kilku istotnych zasad:

  • warto uporządkować magazyn logistyczny przed przeprowadzeniem spisu – ułatwi to znalezienie i policzenie wszystkich magazynowanych towarów. Pozwoli to uniknąć pomyłek i skróci czas niezbędny na całą operację.
  • należy zadbać o narzędzia inwentaryzacyjne – można dużo wcześniej przygotować arkusze spisowe, skanery do kodów kreskowych oraz umożliwić dostęp do systemu ankieterom spisowym.
  • należy wyodrębnić przedmioty biorące udział w spisie od pozostałych. W magazynie mogą występować towary, które nie zostały jeszcze wysłane do klienta a już widnieją na fakturze. Sprzedane produkty nie powinny być wliczane do stanów magazynowych.
  • ważnym zagadnieniem jest wyznaczenie przerw dla wszystkich uczestników spisu – najlepiej, aby zarządzać je po przeprowadzeniu kontroli określonych segmentów magazynu. To zwiększa klarowność i pewność w działaniu.