Jak efektywnie wykorzystać System CRM w firmie?

0
79

Wiele firm wdraża system CRM z zamiarem usprawnienia procesów biznesowych, poprawy jakości obsługi klienta, odkrywania nowych możliwości czy też poszukiwania nowych klientów, a jednak tylko nielicznym się to udaje. Dlaczego? Odpowiedź jest krótka – zazwyczaj większość z nich nie stosuje najlepszych praktyk CRM, co prowadzi do niskiego zwrotu z inwestycji. W końcu CRM to tylko technologia, a jej sukces ostatecznie zależy od tego, jak efektywnie z niej korzystamy. O czym warto pamiętać, aby wykorzystać jej nieograniczony potencjał w praktyce? O tym przeczytacie poniżej.

Dostosuj swój CRM do potrzeb biznesowych

Posiadanie CRM jest pierwszym krokiem do nawiązywania długotrwałych relacji z potencjalnymi klientami, ale gotowe rozwiązanie nie będzie w stanie połączyć się z każdym działem Twojej firmy. Aby jak najlepiej wykorzystać oprogramowanie CRM, warto dostosować je do swoich unikalnych potrzeb biznesowych.

Każdy dział sprzedaży, marketingu czy obsługi klienta z pewnością będzie potrzebował wtyczek czy aplikacji zewnętrznych firm, które umożliwiłyby mu sprawne prowadzenie działalności biznesowej. Przykładów nie trzeba szukać daleko, ponieważ np. marketerzy zazwyczaj chcieliby, aby system CRM był zintegrowany z narzędziem do automatyzacji marketingu, sprzedawcy kładliby nacisk na to, aby mieć integrację systemu z centralką telefoniczną, a dział księgowości wolałby mieć zintegrowane oprogramowanie do faktur, dzięki czemu dokumenty można generować jednym kliknięciem w CRM, a wiele platform nie musi być stale aktualizowanych.

Zaktualizuj informacje w bazie danych

System CRM jest tak dobry, jak dane dostępne w naszej bazie wiedzy. To stwierdzenie jest niejasne, ale rzuca światło na znaczenie wprowadzania dokładnych informacji do bazy danych. Dane są wykorzystywane w całej firmie z wielu powodów, takich jak inicjatywa kampanii, obsługa klienta, marketing itp. Nie można ryzykować posiadaniem niedokładnych lub przestarzałych danych, więc warto zwracać uwagę na każdy szczegół i wprowadzać go do bazy wiedzy od razu po aktualizacji.

Wyzwaniem, jakie niesie za sobą ten punkt, jest aplikacja mobilna, istotnie ważna z punktu widzenia handlowców mobilnych, na co dzień pracujących w terenie. Jej brak wiąże się z dużym ryzykiem pominięcia wielu istotnych informacji, które po powrocie do biura z pewnością będą mniej szczegółowe niż te, dodane do systemu natychmiastowo po wizycie, w czasie rzeczywistym.

Szkól swoich pracowników

Sukcesem wdrożenia CRM są jego użytkownicy, dlatego podstawowa wiedza na temat tego jak narzędzie może usprawniać pracę i umiejętności do tego potrzebne są kluczem do efektywnej pracy na systemie. Warto mieć na uwadze, że początkowo pracownicy nie będą zbyt otwarci na pomysł samego rozwiązania, ale z czasem, szczególnie przy wsparciu przełożonych docenią to narzędzie. Warto pamiętać, że to nie jest aparat kontroli, a optymalizacji i szukania usprawnień. Ważne zatem, aby sam CRM nie był zbyt złożony i uciążliwy, bo wtedy ryzyko oporu zdecydowanie wzrasta. To, co istotne, to aby oprócz samego narzędzia dać zespołowi metody pracy i ustalić jasnosprecyzowane cele i oczekiwania, bowiem tylko dobre wdrożenie i przeszkolenie zespołu może zakończyć się sukcesem.

Czy jestem gotowy?

Wiele firm ma trudności z uzyskaniem pożądanego zwrotu inwestycji z wdrożenia systemu CRM. Powodem jest to, że po prostu kupują narzędzie, ale nie stosują najlepszych praktyk. Należy pamiętać, że wdrożenie systemu CRM nie spowoduje gwałtownego rozwoju firmy z dnia na dzień. Jest to część długoterminowej strategii, która wymaga znajomości technologii od podszewki, aby uwolnić jej prawdziwy potencjał. Co ważne, każdy krok może mieć olbrzymie znaczenie przy projekcie – począwszy od zmapowania wymogów, wybór narzędzia, na wdrożeniu i szkoleniach zespołu kończąc. Warto wczytać się również w publikacje branżowe lub sprawdzić ranking najlepszych systemów CRM, które z pewnością pomogą stawić pierwsze kroki ku wdrożeniu takiego rozwiązania.